Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

HavenApply (« nous ») exploite le site havenapply.com et le service du même nom, au Québec. Le service aide les familles à préparer un dossier d'admission en résidence pour aînés et à le transmettre aux résidences de leur choix, et permet aux résidences de recevoir et de traiter ces dossiers.

Responsable de la protection des renseignements personnels : la personne exerçant la plus haute autorité au sein de HavenApply. Pour toute question ou pour exercer vos droits : hello@havenapply.com.

2. Renseignements que nous recueillons

• Compte famille : prénom, nom, courriel, mot de passe (conservé sous une forme chiffrée irréversible), langue.
• Dossier d'admission : les renseignements que vous fournissez sur la personne aînée (identité, coordonnées, situation, besoins, renseignements de santé, documents téléversés), ainsi que les consentements et la signature que vous y apposez.
• Compte résidence : prénom, nom, courriel, téléphone professionnel et établissement rattaché.
• Messages échangés entre une famille et une résidence par la plateforme.
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, horodatages et journaux de sécurité.

Nous ne recueillons que ce que vous nous fournissez ou ce qui est nécessaire au fonctionnement du service.

3. Pourquoi nous les utilisons

• Créer et gérer votre compte et vous authentifier.
• Constituer votre dossier et le transmettre, à votre demande, aux résidences que vous choisissez.
• Permettre aux résidences de traiter les demandes reçues, de vous demander des documents et de vous répondre.
• Vous envoyer les courriels nécessaires au service : confirmation d'adresse, réinitialisation de mot de passe, nouvelle demande, nouveau message.
• Assurer la sécurité du service, prévenir les abus et respecter nos obligations légales.

Nous n'utilisons pas vos renseignements à des fins publicitaires et nous ne les vendons pas. Aucune décision vous concernant n'est prise uniquement par un traitement automatisé.

4. Renseignements de santé

Les renseignements de santé sont sensibles. Ils servent uniquement à constituer le dossier d'admission et à le transmettre aux résidences que vous choisissez. Vous les fournissez volontairement et vous pouvez retirer votre consentement en tout temps (section 8).

5. À qui nous les communiquons

• Aux résidences : uniquement lorsque vous leur transmettez votre dossier, résidence par résidence. Chaque résidence qui reçoit un dossier en devient responsable et le traite selon ses propres obligations.
• À nos fournisseurs techniques, qui agissent pour notre compte et ne peuvent pas utiliser vos renseignements à d'autres fins : hébergement de la base de données et des documents (Supabase, données hébergées au Canada, région de Montréal), hébergement de l'application (Vercel) et envoi des courriels (Resend). Vercel et Resend sont des entreprises américaines : certains renseignements peuvent donc être traités ou transiter hors du Québec, notamment aux États-Unis.
• Mesure de fréquentation : nous mesurons la fréquentation du site avec Vercel Web Analytics, sans témoin de tiers. Les visiteurs sont distingués par un code que Vercel calcule à partir de la requête et efface après 24 heures, jamais par une adresse IP enregistrée ; les mesures (page consultée, provenance, pays et région, type d'appareil et de navigateur) ne sont associées à aucune adresse IP, et HavenApply ne reçoit ni ne conserve d'adresse IP à ce titre.
• Aux autorités, lorsque la loi l'exige.

Nous ne communiquons vos renseignements à personne d'autre.

6. Témoins (cookies)

Le service utilise uniquement les témoins nécessaires à votre connexion et à la sécurité. Nous n'utilisons ni témoins publicitaires ni outil de suivi publicitaire de tiers ; la mesure de fréquentation décrite à la section 5 n'utilise aucun témoin de tiers.

7. Conservation

Nous conservons vos renseignements tant que votre compte est actif. À la fermeture de votre compte, ou sur demande, nous supprimons votre compte et votre dossier, sauf ce que la loi nous oblige à conserver ; les journaux de sécurité sont conservés pour une durée limitée. Les dossiers déjà transmis à une résidence restent sous la responsabilité de cette résidence.

8. Vos droits

En nous écrivant à hello@havenapply.com, vous pouvez : accéder aux renseignements que nous détenons sur vous et en obtenir une copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé ; les faire rectifier ; retirer votre consentement pour l'avenir ; demander la fermeture de votre compte et la suppression de vos renseignements ; demander la désindexation d'un hyperlien rattaché à votre nom dans les cas prévus par la loi. Ces droits appartiennent aussi à la personne aînée dont le dossier contient les renseignements. Nous répondons dans les 30 jours et pouvons vous demander de confirmer votre identité.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

9. Sécurité

Communications chiffrées (HTTPS), mots de passe hachés, accès aux données limité selon le rôle de chaque utilisateur, documents stockés dans un espace privé, journalisation des opérations sensibles. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information, comme la loi l'exige.

10. Personnes mineures

Le service s'adresse aux adultes. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès de personnes mineures.

11. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique. La date de mise à jour figure en haut de la page ; en cas de changement important, nous vous en informerons par courriel ou dans le service.

12. Nous joindre

hello@havenapply.com