Vous venez peut-être de découvrir que votre résidence a déjà une page sur HavenApply, avec son nom, sans que personne de votre équipe l'ait créée. C'est normal : chaque fiche résidence HavenApply est construite à partir du Registre des résidences privées pour aînés. Vous pouvez la revendiquer, puis la mettre à jour.
Ce guide explique d'où viennent les renseignements de la fiche, ce que veut dire la revendiquer, ce que vous pouvez y modifier et comment rédiger une fiche qui aide les familles à envoyer des demandes qui correspondent à votre clientèle.
En bref
- Les fiches publiques de HavenApply sont construites à partir du Registre des résidences privées pour aînés, la liste publique des RPA certifiées.
- Tant qu'une résidence n'a pas revendiqué sa fiche, ses renseignements viennent du registre et n'ont pas été validés par elle.
- Une résidence peut revendiquer sa fiche et la mettre à jour : photos, description et services.
- L'accès se demande par le formulaire de la page destinée aux résidences ; il est validé manuellement.
- HavenApply ne classe ni ne recommande aucune résidence : la famille choisit à qui elle envoie son dossier.
D'où vient la fiche de votre résidence
Pour porter le nom de résidence privée pour aînés, une résidence doit être certifiée par le ministère de la Santé et des Services sociaux, par l'entremise du CISSS ou du CIUSSS de sa région. Les résidences certifiées figurent dans un registre public, le Registre des résidences privées pour aînés. Les familles s'en servent pour vérifier qu'une résidence est certifiée et dans quelle catégorie.
HavenApply construit ses fiches publiques à partir de ce registre. C'est pour cette raison que votre résidence peut avoir une fiche sans l'avoir demandée : elle y est parce qu'elle figure au registre des RPA.
Une précision de transparence s'impose. Une fiche qui n'a pas été revendiquée reprend les renseignements du registre, tels qu'ils ont été importés, sans que personne de votre résidence les ait relus. Ils ne disent rien de votre résidence au quotidien : vos logements, vos repas, votre équipe. Revendiquer la fiche permet à la résidence de valider ce qui la concerne et de compléter le reste.
Pour toute vérification officielle de la certification ou de la catégorie, le registre lui-même reste la référence. Le guide Vérifier qu'une résidence pour aînés est certifiée : le registre des RPA montre comment les familles le consultent.
Revendiquer la fiche résidence HavenApply : ce que ça veut dire
Revendiquer la fiche, c'est vous faire reconnaître comme la résidence qui la tient à jour. Une fois revendiquée, la fiche n'est plus seulement une copie du registre : elle porte ce que votre résidence a choisi de montrer.
L'accès se fait sur demande, par le formulaire de la page destinée aux résidences. Il est ensuite validé manuellement.
Avant de faire la demande, réglez deux questions à l'interne :
- Qui tiendra la fiche ? La direction, la responsable des admissions, la personne des communications ? Une fiche sans responsable vieillit vite.
- Qui valide ce qui y est écrit ? La description et les services engagent la résidence auprès des familles : prévoyez une relecture par la direction.
Ce que vous pouvez mettre à jour : photos, description, services
Une résidence qui a revendiqué sa fiche peut mettre à jour trois éléments : les photos, la description et les services. Voici comment tirer parti de chacun.
Les photos
Une famille qui cherche une résidence pour un parent veut d'abord voir où il vivrait. Choisissez des photos récentes, prises à la lumière du jour, qui montrent ce qu'une famille cherchera à imaginer :
- un logement type, de chaque format que vous offrez si possible ;
- la salle à manger et les espaces communs ;
- l'extérieur, l'entrée et ce qui entoure la résidence ;
- les lieux propres à une unité particulière, comme une unité de soins ou une unité de mémoire, si vous en avez une.
Si des résidents ou des membres du personnel sont reconnaissables, obtenez leur accord avant de publier la photo. Évitez aussi les photos de logements qui ne ressemblent plus à ce que vous louez aujourd'hui : l'écart se voit à la première visite.
La description
La description répond à la question que se pose la famille : cette résidence peut-elle accueillir mon père ou ma mère, et comment y vivrait-il ? Quelques paragraphes suffisent.
- À qui s'adresse la résidence. Une RPA est certifiée pour une clientèle précise : personnes autonomes (catégories 1 et 2), semi-autonomes (catégorie 3), ou en perte d'autonomie modérée à sévère (catégorie 4). Dites-le en mots simples, en cohérence avec votre catégorie.
- La vie au quotidien. Repas, activités, langue d'usage, présence du personnel, environnement.
- Ce qui vous distingue réellement. Un jardin, une unité particulière, un quartier proche des services. Un fait vérifiable vaut mieux qu'un superlatif.
Écrivez pour une fille ou un fils pressé, qui lit sur un téléphone. Pas de jargon, pas de promesse sur les délais ou sur la disponibilité d'un logement : c'est votre réponse à la demande qui les donne.
Les services
La liste des services est souvent ce qui fait qu'une famille envoie, ou non, sa demande. Elle doit refléter ce que vous offrez vraiment. Les services rattachés à la personne, comme les repas, l'aide au bain ou à l'habillage, la distribution des médicaments ou les soins infirmiers, figurent ensuite à l'annexe 6 du bail, qui énumère les services offerts et le coût de chacun. Une fiche cohérente avec votre annexe 6 évite les malentendus au moment de signer.
Un service que vous offrez mais qui ne figure nulle part n'existe pas, pour la famille qui cherche. À l'inverse, un service affiché que vous n'offrez plus attire des demandes que vous devrez refuser.
Pourquoi une fiche RPA en ligne à jour vous fait gagner du temps
Sur HavenApply, les familles cherchent parmi les résidences du registre, consultent leurs fiches publiques et envoient leur dossier d'admission aux résidences qu'elles choisissent. La fiche est donc souvent le premier contact entre une famille et votre résidence, avant tout appel.
Une fiche RPA en ligne claire sur votre clientèle et vos services aide la famille à se poser les bonnes questions avant d'envoyer sa demande. Vous n'empêcherez pas toutes les demandes qui ne correspondent pas à votre résidence, mais une famille qui sait que vous n'offrez pas de soins infirmiers, ou que vous n'avez pas d'unité de mémoire, peut se tourner vers une autre résidence plus tôt. Le tri reste votre travail ; le guide Trier une demande d'admission en dix secondes : catégorie, budget, logement, date, autonomie le détaille.
La fiche ne remplace pas votre site Web : HavenApply s'ajoute à vos outils existants. Si vous voulez aussi recevoir des demandes structurées à partir de votre propre site, le guide Ajouter un bouton « Faire une demande d'admission » sur le site de votre résidence traite de cette question.
Garder la fiche de votre résidence à jour
Mettre à jour la fiche de votre résidence n'est pas une tâche ponctuelle. Prévoyez de la relire quand l'un de ces événements se produit :
- Des travaux ou un réaménagement. De nouvelles photos s'imposent dès que les lieux ont changé.
- Un changement de services. Un service ajouté ou retiré, une nouvelle formule de repas, un changement dans les soins offerts.
- Un changement de catégorie ou de certification. La description doit suivre ce que le registre indique.
- Une nouvelle personne responsable des admissions. C'est le bon moment pour relire la fiche et confirmer qui la tient.
Une relecture inscrite au calendrier de la direction garde le registre RPA et la fiche de la résidence cohérents.
Après la fiche : recevoir les dossiers dans la console
La fiche est la vitrine. Ce qui arrive ensuite, ce sont les dossiers d'admission que les familles choisissent d'envoyer à votre résidence. Ils sont lus dans la console, toujours dans le même format, ce qui rejoint la méthode décrite dans Gérer les demandes d'admission en RPA : centraliser courriels, appels, PDF et agences.
En pratique avec HavenApply. La fiche publique de votre résidence est construite à partir du registre des RPA, et vous pouvez la revendiquer pour mettre à jour photos, description et services. L'accès est accordé sur demande et validé manuellement. Dans la console, vous recevez au même endroit les dossiers que les familles choisissent de vous envoyer, et vous pouvez demander un complément, accepter, refuser ou inscrire la demande en liste d'attente. HavenApply ne recommande aucune résidence : le choix reste aux familles. Découvrir la console pour les résidences
Questions fréquentes
Pourquoi ma résidence a-t-elle une fiche sur HavenApply sans l'avoir demandée ?
Les fiches publiques sont construites à partir du Registre des résidences privées pour aînés, la liste publique des RPA certifiées au Québec. Tant que la résidence n'a pas revendiqué sa fiche, ses renseignements viennent du registre et n'ont pas été validés par elle.
Comment revendiquer la fiche de notre résidence ?
La résidence fait une demande d'accès par le formulaire de la page destinée aux résidences sur le site de HavenApply. L'accès est accordé sur demande et validé manuellement.
Que peut-on mettre à jour sur la fiche ?
Une résidence qui a revendiqué sa fiche peut la mettre à jour : photos, description et services.
HavenApply classe-t-il ou recommande-t-il les résidences ?
Non. HavenApply ne recommande aucune résidence. Les familles cherchent parmi les résidences du registre et choisissent elles-mêmes à qui envoyer leur dossier.
Revendiquer la fiche a-t-il un effet sur la certification de la résidence ?
Non. La certification relève du ministère de la Santé et des Services sociaux, par l'entremise du CISSS ou du CIUSSS de la région, et le Registre des résidences privées pour aînés reste la référence officielle.
Pour aller plus loin
- Vérifier qu'une résidence pour aînés est certifiée : le registre des RPA — ce que les familles lisent dans le registre.
- Logiciel d'admission pour RPA : ce qu'il doit faire, et ce qu'il ne remplace pas — ce qu'on peut attendre d'un outil de réception des demandes.
- Trier une demande d'admission en dix secondes : catégorie, budget, logement, date, autonomie — les cinq éléments que votre fiche aide les familles à anticiper.
- Ajouter un bouton « Faire une demande d'admission » sur le site de votre résidence — recevoir aussi des demandes structurées depuis votre propre site.
Sources
- Québec.ca, « Résidences privées pour aînés » — https://www.quebec.ca/habitation-territoire/location/residences-privees-aines
- Registre des résidences privées pour aînés — http://k10.pub.msss.rtss.qc.ca/
- LégisQuébec, Règlement sur la certification des résidences privées pour aînés (RLRQ c. S-4.2, r. 0.01) — https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/S-4.2,%20r.%200.01
- Tribunal administratif du logement, « Bail avec une résidence privée pour aînés » — https://www.tal.gouv.qc.ca/fr/signature-d-un-bail/bail-avec-une-residence-privee-pour-aines